Kto lubi przeprowadzki (zbiór spraw najważniejszych)

Kto lubi przeprowadzki: przeprowadzka oznacza zmianę, często budzi więc ekscytację i pewnego rodzaju ciekawość, co przyniesie ta zmiana. Co do zasady (w zależności oczywiście od okoliczności) wiąże się również z pewnego rodzaju nadzieją na lepsze. Jednak każda przeprowadzka, niezależnie od tego, czy jest efektem konieczności czy wyłącznie własnej niczym niewymuszonej woli, niesie za sobą określone obowiązki i formalności, których trzeba lub zwyczajnie warto dopełnić. Nie wystarczy więc opracowanie logistycznego planu by przetransportować swoje dobra i siebie do nowego lokum, a potem szczęśliwie cieszyć nową przestrzenią. Trzeba pamiętać o formalnej stronie tego procesu. Dotyczy to zarówno przeprowadzki związanej ze zmianą miejsca zamieszkania, jak i (tym bardziej) tej związanej ze zmianą siedziby swojej firmy. Przy czym oczywiście przeprowadzki biur wiążą się ze zdecydowanie większą ilością tych formalności.

Jak zorganizować przeprowadzkę – koordynacja

Przeprowadzka to dla każdego ogromne wyzwanie i przedsięwzięcie logistyczne. Wiąże się z dużą ilością spraw, rzeczy i obowiązków, których trzeba dopilnować – jak choćby zaplanowanie terminów, organizacja transportu, zadbanie o dopełnienie wszystkich wymaganych formalności, czy odpowiednie zabezpieczenie całego procesu. Przeprowadzka biura, zwłaszcza takiego zajmującego większą powierzchnią, to trudne zadanie logistyczne. Osoba kierująca biurem może je przeprowadzić sama, albo wyznaczyć zaufaną i odpowiedzialną osobę do koordynacji całego procesu.  Można również (a czasem nawet trzeba) zaangażować do współpracy specjalizujące się w tym firmy, które w pewnych obszarach z pewnością wyręczą takiego koordynatora. Niemniej pewnych kwestii trzeba dopilnować samemu.

Na co zwrócić uwagę

Zadanie przeprowadzenie przeprowadzki bez sporządzenia ścisłego planu i efektywnej współpracy z profesjonalistami może być niewykonalne. Wszak przeprowadzka firmy to nie tylko wyposażenie biurowe, sprzęt i urządzenia, ale również (i przede wszystkim) dokumentacja, która często jest objęta tajemnicą, i co za tym idzie podlega ochronie prawnej. Jakiekolwiek zaniedbanie w tej kwestii może wiązać się z późniejszymi ryzykiem dużych kosztów (np. w przypadku obowiązku zapłaty odszkodowania na rzecz klientów, którzy ucierpieli na skutek „wycieku” jakichś istotnych danych). Każdy aspekt takiego przedsięwzięcia trzeba więc dobrze zaplanować, poszukać profesjonalnej firmy (a następnie dopilnować jej) oraz zawrzeć umowy o treści uwzględniającej odpowiednie narzędzia ochronne dla podlegających transportowi „dóbr” (proporcjonalnie do ich rangi i wartości).

Odnaleźć się w takim gąszczu spraw może odnaleźć się tylko osoba, która lubi takie wyzwania, jest pełna energii, pomysłów i odwagi, a także jest zorganizowana i ma zdolności przywódcze. „Przeprowadzkowe” przedsięwzięcie wymaga gotowości na konieczność reagowania w nagłych, nieprzewidzianych wcześniej sytuacjach. Wszak przy takim gąszczu spraw wymagających uwagi, konieczność zmiany jakiejś części planu jest bardzo prawdopodobna i trzeba być na nią przygotowanym. A po zaistnieniu takiego nagłego zdarzenia konieczna jest szybka i zdecydowana reakcja, uwzględniająca jednocześnie inne aspekty, na które zaistniałe ma ono wpływ. Niezależnie więc od predyspozycji osoby, na którą spadło to trudne zadanie, bez wątpienia może być ona pewna, że poradzenie sobie z taką sprawą stanowi gwarancję, że poradzi sobie niemal z każdym wyzwaniem.

Gąszcz formalności

Przeprowadzka  wiąże się również z formalnościami natury urzędowej. Siedziba firmy stanowi bowiem istotny element jej funkcjonowania. Co za tym idzie, z oczywistych względów przeprowadzka biura (jeśli idzie za nią zmiana siedziby całej firmy) może wiązać z licznymi formalnościami i obowiązkami, jak np. poinformowanie o tym fakcie „zainteresowanych” urzędów, instytucji czy banków. Konieczne jest więc zgłoszenie przeprowadzki do urzędu/urzędów, w których przedsiębiorstwo dokonuje rozliczeń podatkowych – czasem zmiana siedziby skutkuje całkowitą zmianą właściwości np. danego urzędu skarbowego. Równie istotny jest obowiązek zgłoszenia zaistniałej zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w Gminie (w zależności od formy prawnej firmy) poprzez zaktualizowanie danych rejestracyjnych.

Dodatkowo (co stanowi aspekt istotny głównie ze względów ekonomicznych) warto zadbać o wypowiedzenie zawartych umów najmu czy umów o dostawy mediów i jednocześnie zwrócić uwagę na umowy, które powinny zostać zawarte w ramach nowego lokum. Jednocześnie należy przy tym uwzględnić czas potrzebny na zrealizowanie całego złożonego procesu przeprowadzki biura. Konieczne jest więc zsynchronizowanie terminów w taki sposób, by nie zakłócić funkcjonowania biura i co za tym idzie np. współpracy z jego stałymi klientami (co może przełożyć się na jakość dalszej współpracy).

W ramach dbałości o dobre relacje z kontrahentami (czy z klientami, z którymi zostały zawarte umowy o stałej współpracy), firma planująca dokonać zmiany siedziby powinna zadbać o upublicznienie zawiadomienia o swoich zamiarach ze wskazaniem daty, od której będzie ona funkcjonować pod nowym adresem. W praktyce, o planowanej przeprowadzce biura można poinformować za pośrednictwem strony internetowej czy poprzez umieszczenie „obwieszczenia” w widocznym miejscu części biura – służącej do przyjmowania i obsługi klientów. Dzięki temu ta ważna informacja ma szansę dotrzeć do jak najliczniejszego grona zainteresowanych odbiorców.

Tego rodzaju zabiegi wpływają pozytywnie na wizerunek firmy i świadczą o jej szacunku do osób, z którym współpracuje.